Struktur Organisasi dan Job Desk

Nama: Adityo Kristianto
NPM: 10514330
Kelas: 3PA10

Struktur Organisasi AMG Group
PT. Atmaja Makmur Gemilang

Tugas utama manajer keuangan : (Finance Manager)

1. Manajer Keuangan bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan perusahaan
2. Manajer keuangan bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut
3. Manajer keuangan bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lainnya
4. Manajer keuangan bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan sehingga bisa mendapatkan dana dan memperdagangkan surat berharga perusahaan

TANGGUNG JAWAB MANAJER KEUANGAN

Berikut ini tanggung jawab seorang manajer keuangan :

• Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi
• Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan
• Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden
• Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan pembiayaan perusahaan
• Merencanakan, mengatur dan mengontrol arus kas perusahaan
• Merencanakan, mengatur dan mengontrol anggaran perusahaan
• Merencanakan, mengatur dan mengontrol pengembangan sistem dan prosedur keuangan perusahaan
• Merencanakan, mengatur dan mengontrol analisis keuangan
• Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai perusahaan

Manager Akuntansi (Accountacy Manager)

§  

§ 1.Memimpin dan menerapkan pedoman sistem akuntansi yang telah disetujui Direktur Keuangan dan Akuntansi yaitu mulai dari pemeriksaan bukti-bukti akuntansi, pencatatannya, pengelompokan sampai dengan penyusunan laporan keuangan menurut pedoman Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK).

§2. Memimpin penyusunan laporan keuangan (Laporan Posisi Keuangan, Laporan Laba-Rugi Komprehensif, Laporan Mutasi Ekuitas, Laporan Laba Ditahan, Laporan Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan) dan mengkonsolidasikan semua laporan keuangan tersebut untuk pihak manajemen serta laporan keuangan untuk pihak luar agar laporan tersebut benar, teliti dan tepat waktu.

§ 3. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada bawahannya menurut sistem dan prosedur yang ditentukan.

§4. Memeriksa dan menandatangani Laporan Mutasi Piutang dan Laporan Mutasi Hutang, sebelum disampaikan kepada Direktur Keuangan dan Akuntansi.

§5. Secara periodik, besama-sama dengan Bagian Gudang melaksanakan pemeriksaan fisik persediaan (stock Opname) barang yang ada di gudang.

§6. Memeriksa pembuatan berita acara pemeriksaan fisik persediaan yang ada di gudang sebelum disampaikan kepada Direktur Keuangan dan Akuntansi.

§  7. Membuat laporan-laporan manajemen dari bagiannya secara periodik.

Corporate Finance Manager

Corporate Finance Manajer Perusahaan bertanggung jawab :

1.            untuk mengidentifikasi dan mengamankan proses penggabungan  atau  pembelian perusahan dan juga pembiayaan perusahaan (merger dan akuisisi), 

2.            mengelola dan menginvestasikan dana moneter besar, dan membeli dan menjual produk-produk keuangan.

3.            Corporate Finance Manager mengarahkan arah keuangan bisnis, dan melakukan semua perencanaan keuangan strategis dan pelaporan kepada para pemangku kepentingan.

4.            Nasihat tentang bagaimana untuk memenuhi target dan menciptakan modal investasi. Memberikan nasihat investasi, taktik dan rekomendasi

5.            Membangkitkan keuangan dari saham dan pinjaman

6.            Menggunakan model keuangan untuk memprediksi hasil

7.            Dukungan dalam penargetan dan memenangkan bisnis

8.            Bernegosiasi dan struktur rincian keuangan

Manager Produksi

TUGAS MANAGER PRODUKSI (Manager Pabrik)

Sebagai salah satu posisi yang penting dan strategis di perusahaan, tanggung jawab dan tugas yang diemban seorang manager produksi tentulah sangat besar terutama dalam permasalahan produksi perusahaan. Berikut ini kami sampaikan tugas manager produksi adalah

1. Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi
2. Mengawasi proses produksi agar kualitas, kuantitas dan waktunya sesuai dengan perencanaan yang sudah dibuat
3. Bertanggung jawab mengatur manajemen gudang agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan bahan baku, bahan penolong maupuan produk yang sudah jadi di gudang
4. Bertanggung jawab mengatur manajemen alat agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya dan beroperasi dengan lancar
5. Membuat laporan secara berkala mengenai kegiatan di bagiannya
6. Bertanggung jawab pada peningkatan ketrampilan dan keahlian karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya
7. Memberikan penilaian dan sanksi jika karyawan di bawah tanggung jawabnya melakukan kesalahan dan pelanggaran
8. Berinovasi dalam pengerjaan produksi dan memberikan masukan pada perusahaan yang berkaitan dengan bagian produksi

Tugas manajer PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Adapun beberapa tugas yang wajib dilaksanakan oleh seorang manajer PPIC ini diantaranya yaitu :

1. Menyediakan pemesanan dari bagian marketing dan menyusun rencana produksi sesuai dengan pesanan marketing.
2. Memenuhi permintaan contoh produk dari bagian marketing perusahaan serta melakukan pemantauan dalam proses pembuatan contoh produk ke tangan konsumen langganan.
3. Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari marketing melalui pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi.
4. Melakukan monitoring pada bagain inventory pada proses produksi, penyimpanan barang di gudang maupun yang akan didatangkan pada perusahaan sehingga saat proses produksi yang membutuhkan bahan dasar bisa berjalan dengan lancar dan seimbang.
5. Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada konsumen bisa dilakukan secara optimal dan cepat.
6. Menjaga keseimbangan penggunaan mesin perusahaan sehingga tidak ada mesin produksi yang overload atau malah jarang digunakan oleh perusahaan produksi.
7. Melakukan komunikasi dengan bagian marketing untuk memastikan penyelesaian masalah produksi.
8. Memberikan informasi yang akurat dana terpercaya pada seluruh bagian karyawan perusahaan.

Tax Manager (Manager Perpajakan)

Tugas dan wewenang Tax Manager

Tanggung jawab seorang tax officer adalah:

·                     Menyusun rencana perpajakan untuk optimalisasi pajak

·                     Melakukan koordinasi dengan perusahaan affiliasi dan bagian terkait dalam melaksanakan            hak dan kewajiban perpajakan

·                     Approval laporan pajak masa dan tahunan secara akurat dan tepat waktu

·                     Melakukan verifikasi transaksi perusahaan yang terkait aspek pajak

·                     Menangani audit pajak dan menyusun budget tahunan bagian pajak

·                     Update peraturan perpajakan untuk memastikan tax compliance

Manager Legal

1.         Melakukan analisis yuridis, melakukan pemeriksaan dan penilaian jaminan, menyiapkan     perjanjian kredit, melakukan pengikatan jaminan, melakukan penyimpanan legal dokumen,    Seorang legal officer di perusahaan industri biasanya memiliki tiga tugas utama :            

1.         Sebagai konsutan hukum perusahaan, yaitu memberikan nasihat atau opini hukum kepada pemimpin perusahaan.

2.         Sebagai advokat perusahaan, yaitu mewakili perusahaan jika terjadi masalah di pengadilan.

3.         Sebagai pelaksana perusahaan, yaitu menyiapkan dan mengurus perizinan, melakukan pengawasan kredit, serta melakukan upaya penyelamatan kredit bermasalah.

Manager Human Capital dan General Affairs

HCT

1.            Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan

2.            Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan  pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

3.            Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan.

4.            Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

5.            Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

6.            Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan  karyawan sesuai dengan standard perusahaan.

7.            Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

General Affairs

1.      Melakukan pengelolaan kendaraan dinas, Pengadaan kendaraan dinas

2.      Perawatan gedung, perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)

3.      Semua bentuk perizinan perusahaan

4.      Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)

5.      Keamanan perusahaan (satpam, security)

6.  Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)

7.      Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)

8.      Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)

ICT Manager (Information, communication and Technology)

1. Mengelola Teknologi Informasi dan sistem komputer
2. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan
3. Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi
4. Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi)
5. Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy)
6. Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang , membuat dan meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan
7. Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures
8. Memberikan solusi Teknologi Informasi
9. Bertanggung jawab pada penyediaan layanan infrastruktur termasuk aplikasi, jaringan komputer (LAN / WAN), keamanan Teknologi Informasi dan telekomunikasi
10. Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan pendukungnya
11. Memberikan orientasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atau sistem yang digunakan saat ini dan rencana atau strategi TI secara umum
12. Merancang dan membuat TI DRP (Disaster Recovery Plan)
13. Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunaan dan solusi teknologi
14. Pengawasan dan perawatan Teknologi Informasi
15. Bekerja sama dengan senior manajemen untuk membuat, merancang pelayanan TI dalam dokumen Service Level Agreements
16. Memberikan laporan bulanan kepada Direktur Keuangan mengenai semua aspek dari departemen TI (Teknologi Informasi)

Manager Logistik

1. Melakukan manajemen logistik yaitu mengurus sistem untuk mengawasi     proses arus dari logistik dari mulai penyimpanan, pengantaran yang strategis untuk material, bahan-bahan atau suku cadang, dan juga barang jadi atau produk akhir agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi yang terkait seperti perusahaan.

2. Mengelola dan merencanakan sistem operasi khusus untuk organisasi terkait agar mampu mencapai tujuan bersama dengan memberi manfaat maksimal bagi organisasi dengan biaya operasi seminimal mungkin. Karakteristik utama dari logistik adalah sangat berhubungan erat dengan proses pemindahan atau penyimpanan barang atau material di tempat yang strategis.

Tujuan Customer Relationship Management

1)      Menambah hubungan yang telah ada untuk menambah pendapatan
Perusahaan memandang pelanggan secara luas untuk memaksimalkan hubungan diantara mereka sehingga dapat meningkatkan profibilitas perusahaan dengan mengidentifikasi, menarik, dan mempertahankan pelanggan yang potensial

2)       Menggunakan informasi yang terintegrasi untuk pelayanan yang terbaik.
Dengan menggunakan informasi pelanggan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bagi kebutuhannya, maka pelanggan tidak perlu berulang kali meminta informasi yang mereka butuhkan kepada perusahaan sehingga menghemat waktu dan mengurangi frustasi mereka.

3)       memperkenalkan saluran proses dan prosedur yang konsisten dan dapat ditiru.
Dengan perkembangan saluran komunikasi bagi pelanggan, maka semakin banyak karyawan yang terlibat dalam transaksi penjualan, sehingga perusahaan harus memperbaiki konsistensi proses dan prosedurat.

4.   Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi

5.   Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan

6.   Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

7.   Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal.

Purchasing Manager (Manager pembelian)

1. Menyusun strategi pengadaan dan pengelolaan material, yang meliputi proses Pemesanan daN Forecasting, Pemilihan Pemasok, Pengendalian Persediaan, Kalkulasi dan Penetapan Harga serta usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk menekan adalah tugas bagian purchasing. 

2. Memastikan material bahan baku memiliki kriteria mutu yang tepat, tepat jumlah,   tepat waktu, tepat pemasok, tepat harga dan tepat layanan paripurna.

3. Menerapkan proses seleksi dan evaluasi supplier, informasi pembelian serta verifikasi produk yang dibeli. 

4. Menyusun prosedur pembelian: mulai dari permintaan pembelian, pemeriksaan ketersediaan stock, survey harga dan negosiasi, persetujuan purchase order, pemantauan delivery, sampai informasi kedatangan barang kepada peminta barang.

Manajer Internal Audit

TUGAS UTAMA DAN JOB DESK INTERNAL AUDITOR

No	Uraian Pekerjaan Internal Auditor
1	Melaksanakan proses pemeriksaan / audit internal bagi seluruh divisi cabang dan melaporkannya dalam bentuk laporan audit
2	Menjalalankan proses audit internal perusahaan secara teknis dan berkala baik dari segi financial maupun operasional
3	Melakukan koordinasi kesiapan cabang dan juga depo untuk menyiapkan laporan Rugi Laba  dengan lengkap serta melakukan pemeriksaan terhadap Neraca Rugi Laba tersebut
4	Menganalisa dengan akurat serta bisa memberikan gambaran tentang penyelesaian masalah keuangan
5	Melakukan koordinasi dengan lembaga audit eksternal yang  jika diperlukan untuk kelancaran perusahaan
6	Melakukan monitoring dan evaluasi hasil audit internal serta menjalin koordinasi dengan pihak terkait untuk menyiapkan solusi untuk hasil temuan masalah
7	Aktif melakukan tugas tugas lain yang di rasa perlu dalam upaya mencapai target audit

Manajer Pemasaran

Tugas Manajer Pemasaran adalah sebagai berikut :
1.  Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran
2.  Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan dana promosi
3.  Manajer pemasaran sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan
4.   Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran
5.    Manajer pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direksi

6.   Perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan sumber daya perusahaan, meliputi :

1.   Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing.

2.   Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.

3.   Melakukan perencanaan tindakan antisipatif dalam menghadapi penurunan order.

4.   Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran

5.   Melakukan identifikasi dan meramalkan peluang pasar.

6.   Merencanakan pengembangan jaringan pemasaran.

Regulatory Manager

Ruang lingkup pekerjaan registrasi sangat bervariasi, intinya adalah

1. Ssebagai penghubung antara perusahaan  dengan otoritas pemerintahan tempat suatu produk Pupuk  akan dipasarkan. Tugas dasar mereka adalah

Bertanggung jawab dalam presentasi dokumen registrasi produk kepada otoritas yang berwenang (SNI dan merek di Departemen Perdagangan, Izin Edar dan Izin aplikasi padan tanaman di Departemen Pertanian, dan  Badan POM).

Melakukan kontak dan negosiasi yang diperlukan untuk mendapatkan dan mempertahankan lisensi pemasaran produk tersebut.

Mengumpulkan, mengolah, dan mengevaluasi data ilmiah yang diberikan kolega litbang mereka di perusahaan.

Memberikan informasi terbaru kepada perusahaan mengenai peraturan dan legalitas di daerah tempat perusahaan tersebut ingin memasarkan produknya.

 Memberikan input kepada perusahaan mengenai berbagai persyaratan dan batasan, baik legal maupun ilmiah.

Memiliki tugas poko dalam perencanaan prosedur jaminan kualitas suatu produk atau jasa

Menafsirkan dan menerapkan standar jaminan kualitas

Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas

Merancang sampel prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan melaporkan data berkualitas

Meninjau pelaksanaan dan efisiensi kualitas dan inspeksi sistem agar berjalan sesuai rencana, melaksanakan dan memantau pengujian dan inspeksi bahan dan produk untuk memastikan kualitas produk jadi.

Business Development and Analysis Manager

• Memperluas pasar sasaran
• Mengembangkan bisnis perusahaan
• Berinteraksi dengan pasar
• Menyiapkan presentasi kepada klien
• Melakukan penelitian tentang pasar dan pesaing perusahaan
• Identifikasi dan analisa bentuk kerjasama yang potensial
• Menjangkau mitra kerjasama untuk pengembangan bisnis baru
• Membantu dalam pembuatan strategi perusahaan untuk internal dan eksternal
• Analisa industri dan tren makro untuk mengembangkan pemahaman pasar
• Merumuskan strategi untuk MPMX dan anak perusahaan, termasuk melakukan perencanaan dan penganggaran keuangan
• Mendukung pelaksanaan proyek strategi lintas fungsional di holding dan anak perusahaan
• Mengembangkan proses dan alat yang sesuai untuk memastikan pengelolaan berjalan dengan efisien

Key Account Manager

Description :

1. Bertanggungjawab atas kegiatan sales dan promosi di outlet Key Account.
2. Mengidentifikasi data Key Account di Indonesia , membuat rencana untuk penetrasi semua key account dan mengimplementasikan rencana tersebut.
3. Membuat planogram/matrix produk untuk setiap jenis dan type outlet key account
4. Membuat dan menegosiasikan secara tepat waktu rencana bisnis yang menyangkut trading term untuk setiap key account.
5. Melakukan negosiasi dengan pihak Key Account untuk mengimplementasi rencana marketing yang menyangkut product management, pricing management, merchandising and display management, dan promotion management.

6.    Selalu mengetahui perkembangan outlet baru agar dapat menyiapkan rencana bisnis dan    menjalankannya dengan baik.

7.    Bekerja sama secara aktif dengan dept Logistik untuk memastikan bahwa delivery product ke key account berjalan dengan lancar.

8.    Membuat forecast  pembelian key account dan rolling forecast agar dept Logistik dapat menyiapkan stock produk yang diperlukan.

9.    Menangani semua feedback, komplain dari key account dan menyelesaikannya sebaik mungkin dgn bekerja sama dengan dept yg terkait.

10.  Bekerja sama dengan dept Finance untuk menangani pembayaran dari Key Account.

11.  Bekerja sama secara aktif dengan dept Marketing untuk merencanakan, menjalankan, dan        mengevaluasi promosi di Key Account outlet

12.  Mengatur tugas dan pekerjaan setiap Key Account Executive dan Merchandiser

13.  Memberikan pelatihan, konseling kepada KAE dan Merchandiser untuk meningkatkan produktivitas, pengetahuan dan ketrampilan mereka.

14.  Ikut serta secara aktif dalam rekruitment KAE dan Merchandiser jika diperlukan

15.  Memberikan konsultasi, pelatihan dan bantuan lainnya yang diperlukan oleh rekan di cabang atau distributor daerah tentang semua hal yang berhubungan dengan National Key Account outlet di daerah maupun Local Key Account.

16   Memberikan laporan berkala tentang perkembangan bisnis di setiap key account dan laporan lainnya yang berhubungan dengan key account.

Manajer Penjualan

Tugas manajer penjualan adalah sebagai berikut :

1.Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan marketing plan

2. Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk

3. Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap sales management

4. Manajer penjualan membina dan membimbing sales team

5. Manajer penjualan membina dan memelihara hubungan baik dengan distributor dan sales outlets

6. Manajer penjualan membuat sales plan dan sales report

7.  Mengkoordinir, mengarahkan, mengevaluasi sistem dan cara kerja team penjualan

8. Membuat Activity Plan bulanan dan Tahunan ,untuk mencapai target penjualan(Identifikasi buyer di dalam coverage area dan aktifitas yang akan dilakukan

9. Mengarahkan dan menggerakan masing-masing team Supervisor sesuai rencana aktifitas (Activity Plan) disesuaikan dengan Segmentasi dan Target mark

10. Memonitor aktifitas masing-masing team supervisor terhadap target penjualan dan             tindakan perbaikan & pengembangan personal Supervisor & Wiraniaga